Wenn Sie Ihr Team schon einmal gebeten haben, etwas „einfach ins Wiki zu schreiben“, und dann zugesehen haben, wie es in einem Friedhof aus 200 Seiten verschwand, dann wissen Sie bereits, dass das Problem nicht wirklich das Werkzeug ist, sondern das Modell.
Ein Unternehmenswiki und eine Wissensdatenbank sehen am ersten Tag identisch aus, aber sie altern sehr unterschiedlich.
Die meisten Teams entscheiden sich standardmäßig für ein Wiki, weil es schnell aufgesetzt ist. Sechs Monate später vertraut niemand mehr dem Inhalt, die Suche liefert drei widersprüchliche Antworten und neue Mitarbeiter stellen immer wieder dieselben fünf Fragen in Slack.
Ein Unternehmenswiki ist ein kollaborativer Notizblock: jeder kann bearbeiten, jeder kann etwas hinzufügen, niemand ist verantwortlich. Eine Wissensdatenbank ist eine kuratierte Bibliothek: klare Verantwortliche, Versionskontrolle und eine Struktur, die fortbesteht, wenn die Person, die das Dokument geschrieben hat, das Unternehmen verlässt.
Welche ist die richtige für Ihr Team? Das hängt weniger von der Unternehmensgröße ab als davon, wie sehr Sie darauf angewiesen sind, dass die Informationen korrekt sind.
Dieser Leitfaden erläutert, wofür jede entwickelt wurde, wo jede an ihre Grenzen stößt und wie Sie sich zwischen beiden entscheiden, basierend auf dem, was wir von Teams hören, die beide einsetzen.
Wichtige Erkenntnisse
- Wikis eignen sich hervorragend für die Zusammenarbeit; Wissensdatenbanken eignen sich hervorragend für Genauigkeit.
- Wikis altern schlecht: inhaltliche Abweichungen und fehlende Verantwortlichkeit sind die üblichen Verdächtigen.
- Die meisten modernen Wissensdatenbank-Tools verbinden die Bearbeitung im Wiki-Stil mit Struktur, Verantwortlichkeit und Suche.
- Wenn Ihr Team darauf angewiesen ist, dass die Dokumente korrekt sind, wählen Sie eine Wissensdatenbank. Wenn Sie vor allem einen schnellen Notizblock brauchen, reicht ein Wiki.
Was ist ein Unternehmenswiki?
Unternehmenswikis unterstützen das interne Wissensmanagement, indem sie es Mitarbeitern ermöglichen, Inhalte gemeinsam zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten.
Ein Unternehmenswiki ermöglicht es all Ihren Mitarbeitern, Inhalte sofort zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten. Wikipedia ist sicherlich das bekannteste Beispiel für ein weltweites Wiki, das von jedem auf der Welt bearbeitet werden kann. Ein Unternehmenswiki ist wie die private Wikipedia Ihres Unternehmens.
Der Vorteil? Der schnelle, kollaborative Modus ermöglicht es, rasch ein umfassendes Wiki aufzubauen. Lesen Sie etwas Falsches? Finden Sie einfach die Bearbeiten-Schaltfläche und korrigieren Sie es, egal wer den Fehler gemacht hat.
Wussten Sie schon? Das Wort „Wiki“ bedeutet auf Hawaiianisch eigentlich „sehr schnell“, und genau dafür sind sie konzipiert.
Die Vorteile, die letztlich nicht skalieren
Um auf Geschwindigkeit zu optimieren, gibt es keine Einschränkungen, keine Verantwortlichen und keine zentralisierten Inhaltsersteller. Alles, was Sie brauchen, ist ein Webbrowser, um durch die Wiki-Seiten zu navigieren, Inhalte zu lesen und zu bearbeiten.
Die Zahl der Nutzer, die zusammenarbeiten dürfen, ist unbegrenzt. Von den Nutzern wird erwartet, dass sie Wikis gemeinschaftlich und ad hoc aktuell halten. Der Gedanke ist, auf dem Wissen der anderen aufzubauen und gemeinsam eine kollektive Weisheit zu einem Thema zu entwickeln.
Tatsächlich ist die Zusammenarbeit der wichtigste Faktor eines Unternehmenswikis. Die meisten Wikis wurden mit einem Open-Source-Modell entwickelt und rund um Wissensaustausch und Zusammenarbeit gestaltet.
Der zugrunde liegende Ansatz der „minimalen Inhaltskontrolle“ ist zugleich sein größter Vorteil und sein größter Nachteil. Wir alle haben Memes von Leuten gesehen, die nach Belieben die Wikipedia-Einträge berühmter Prominenter bearbeiten. Lustig? Klar. Irreführend? Zu 100 %.
Da es keine Überprüfung gibt, müssen Sie den Informationen eines Wikis blind vertrauen oder ihre Richtigkeit selbst überprüfen. Diese Zeit haben Sie in Ihrem Job aber nicht.
Wenn man ein Unternehmenswiki konsultiert, wäre es frustrierend, nach Details zu einer Produktfunktion zu suchen und als Suchergebnis nur ein drei Monate altes Dokument zu erhalten. Aus diesem Grund taugen die meisten Unternehmenswikis nichts.
Wie behebt eine Wissensdatenbank das? Verstehen wir zunächst, was eine Wissensdatenbank ist.
Was ist eine Wissensdatenbank?
Eine Wissensdatenbank ist ein Informationsspeicher, der für Ihre internen Stakeholder erstellt, verwaltet und gepflegt wird. Eine interne Wissensdatenbank zentralisiert die wichtigsten Informationen für ein Unternehmen.
Der große Unterschied zwischen einer Wissensdatenbank und einem Unternehmenswiki liegt in der Verantwortung der Mitwirkenden.
Niemand ist für die Pflege eines Wikis verantwortlich, während eine Wissensdatenbank durch geteilte Verantwortung aktuell gehalten wird. Eine Wissensdatenbank bietet einen strukturierteren und ausgereifteren Prozess für den internen Wissensaustausch und stellt genaue und aktuelle Informationen sicher.
Eine klassische Wissensdatenbank wird von ausgewählten Mitwirkenden erstellt, etwa von Abteilungsleitern, dem Führungsteam usw. Sie sind befugt, als Fachexperten zu agieren, relevante Informationen zu dokumentieren und sie im Laufe der Zeit aktuell zu halten. Diese Verantwortlichkeit verbessert die Konsistenz und Qualität des Wissens in all Ihren Dokumenten.
Darüber hinaus hilft eine Wissensdatenbank beim Verwalten und Teilen von Unternehmenswissen, indem sie einen zentralen Ort für die Dokumentation bereitstellt.
Wissensdatenbank-Tools - das Beste aus beiden Welten
Die meiste moderne Wissensdatenbank-Software verbindet das Beste aus zwei Welten: Wikis (Zusammenarbeit) und interne Wissensdatenbank (Konsistenz, Teilen, Suche usw.).
Sie können den Inhalt so schnell bearbeiten wie in einem Wiki. Und verfügen trotzdem über bewusst entwickelte Funktionen, die Ihnen helfen:
- Dokumenten/Kanälen Verantwortliche zuzuweisen
- Dokumente für individuelle Zeiträume zu verifizieren
- Informationen anhand von Aufruf- und Engagement-Analysen zu optimieren
Im Folgenden: wo Wikis zu kurz greifen und was eine moderne Wissensdatenbank stattdessen leistet.
Wiki vs. Wissensdatenbank: 3 Unterschiede, die zählen
Inhaltserstellung und Verantwortlichkeit
In einem Unternehmenswiki ist jeder ein Mitwirkender. Es ist ein demokratischer Raum, in dem Mitarbeiter nach Bedarf Informationen hinzufügen, bearbeiten und aktualisieren können. Das macht es zu einem großartigen Werkzeug für Brainstorming, die Zusammenarbeit an Projekten und die Dokumentation von Teamwissen. Es bedeutet jedoch auch, dass Informationen manchmal unorganisiert oder ungenau sein können, wenn sie nicht richtig verwaltet werden.
Wissensdatenbanken hingegen gehören und werden in der Regel von einem bestimmten Team oder einer bestimmten Abteilung verwaltet, etwa der Personal- oder IT-Abteilung. Das stellt sicher, dass die Informationen genau, aktuell und in einem einheitlichen Format dargestellt sind. Es bedeutet jedoch auch, dass Wissensdatenbanken manchmal weniger flexibel und kollaborativ sein können als Wikis.
Struktur und Organisation
Unternehmenswikis sind oft auf eine freiere, stärker vernetzte Weise organisiert. Sie können zwischen Seiten verlinken, Informationshierarchien erstellen und sogar Multimedia-Inhalte einbetten. Das macht sie ideal, um Ideen zu erkunden und verschiedene Informationsteile zu verknüpfen.
Wissensdatenbanken hingegen sind in der Regel strukturierter und hierarchischer organisiert. Informationen werden in Themen und Unterthemen kategorisiert, was das Auffinden des Gesuchten erleichtert. Das ist besonders nützlich, um technische Dokumentation, FAQs und andere Arten strukturierter Informationen zu speichern.
Zweck und Zielgruppe
Unternehmenswikis werden in erster Linie für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit genutzt. Sie sind eine hervorragende Möglichkeit für Teams, Wissen zu teilen, Prozesse zu dokumentieren und Ideen zu entwickeln.
Wissensdatenbanken hingegen können sowohl für interne als auch für externe Zielgruppen genutzt werden. Intern können sie zum Speichern von Mitarbeiterhandbüchern, Onboarding-Materialien und Unternehmensrichtlinien dienen. Extern können sie genutzt werden, um Kunden oder Partnern Self-Service-Support zu bieten. Über Self-Service sprechen wir ausführlich in unserem Leitfaden Wissensdatenbank für den Kundenservice.
Hauptnachteile eines Unternehmenswikis
Auch wenn die Nutzung eines Wikis für Ihr Unternehmenswissen ein guter Ausgangspunkt zu sein scheint, um die Kuratierung von Wissen und die Zusammenarbeit zwischen Ihren Teammitgliedern zu fördern, bringt sie einige entscheidende Nachteile mit sich, etwa:
„Wir hatten jahrelang ein Wiki und es wurde zu einem Friedhof halbfertiger Seiten. Niemand vertraute dem Inhalt. Der Wechsel zu einer Wissensdatenbank bedeutete, dass wir endlich Verantwortliche und einen Prozess hatten, um Inhalte aktuell zu halten.“ Ein Kunde von Slite
Eingeschränkte Suchfunktionen
Wikis verfügen über schlechte oder gar keine Suchfunktionen. In einer modernen Welt, in der jeder Suchmaschinen wie Google nutzt und erwartet, Informationen mit einem Klick zu finden, kann das das Engagement Ihrer Mitarbeiter mit dem Wissen Ihres Unternehmens wirklich beeinträchtigen.
Betrachten Sie Ihre Mitarbeiter als Kunden Ihres Wissens. Eine schnelle, zuverlässige Suche ist entscheidend dafür, dass Ihr Wissen genutzt wird. Eine großartige Suche bietet hervorragende Unterstützung, verbessert die Auffindbarkeit und reduziert die Zeit, die mit dem Abrufen von Informationen verbracht wird. Darauf sollten Sie bei einer Wissensdatenbank achten.
Die beste Wissensdatenbank-Software wie Slite verfügt über eine hervorragende Suchfunktion.
Slite verfügt sogar über eine KI-gestützte Suchfunktion. Sie ermöglicht es Ihnen im Grunde, Fragen wie bei ChatGPT zu stellen und konkrete, mit Quellen versehene Antworten aus vertrauenswürdigen Unternehmensinformationen zu erhalten.
Das gibt Ihren Mitarbeitern eine Möglichkeit, sofortige Antworten zu erhalten, anstatt mehrere Dokumente zu lesen, sie zu synthetisieren und sich dann selbst eine Antwort zu bilden.
Schwierig zu bearbeitende Inhalte
In den meisten Fällen müssen Ihre Mitarbeiter die Regeln einer Auszeichnungssprache wie HTML kennen, um Inhalte in einem Wiki zu bearbeiten. Das erschwert es, Inhalte aktuell zu halten, und endet oft damit, dass niemand es überhaupt nutzt.
Moderne Wissensdatenbank-Software bietet „WYSIWYG“-Echtzeit-Editoren („What you see is what you get“, also „Was du siehst, ist, was du bekommst“). Das ermöglicht eine deutlich bessere Benutzererfahrung. Außerdem werden Ihre nicht technischen Teammitglieder nicht von der Nutzung ausgeschlossen.
Eine Wissensdatenbank wie Slite bietet Ihnen das und obendrein KI-Bearbeitungsfunktionen.
Slites Editor ist sauber, minimalistisch, aber vor allem ist er darauf ausgelegt, Ihnen zu helfen, so schnell wie möglich vom ersten zum endgültigen Entwurf zu gelangen. Besonders praktisch ist er für Anwendungsfälle wie:
- Stichpunkte mit nur einem Klick in ein gut formatiertes Strategiedokument verwandeln. Probieren Sie es hier mit unserem Magic Document Formatter aus.
- Den Ton des Inhalts ändern, um ihn an die Leser anzupassen. Für Ihre Führungskraft möchten Sie vielleicht einfacher und übergeordneter sein. Für Ihre Kollegin, die ihn regelmäßig heranzieht, möchten Sie vielleicht hilfreicheren, direkteren und kontextreicheren Inhalt.
- Die Arbeit mit einem internationalen Team mehrsprachiger Mitarbeiter vereinfachen.
Falls Sie neugierig auf die tägliche Wirkung dieser kleinen Dinge sind: Die eingesparten Minuten werden über Monate hinweg zu eingesparten Stunden. Möchten Sie weitere Tricks kennenlernen? Unsere Leiterin Customer Success, Anouk, hat geschrieben, wie man Slites KI nutzt, um Dokumente zu verbessern.
Inkonsistente Inhaltsstruktur und schwierige Pflege
Da jeder Ihre Wiki-Inhalte bearbeiten kann, führt dies oft zu Inkonsistenzen in Ihren Wissensdokumenten. Und Sie können sogar mit Ungenauigkeiten und Lücken in Ihrem Wissen enden, da Sie keine Möglichkeit haben zu steuern, wer was bearbeiten darf. Dieser Mangel an Kontrolle kann zu Wissenslücken führen und es erschweren sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen genau und aktuell sind.
Moderne Wissensdatenbank-Software bietet inzwischen mehr Flexibilität. Je nachdem, welche Kontrolle Sie über die erstellten und gespeicherten Inhalte ausüben möchten, können Sie Rollen für das Schreiben und den Zugriff festlegen.
Das Marketingteam könnte beispielsweise die Inhalte des Produktteams lesen, ohne sie zu bearbeiten, und das Produktteam könnte im Gegenzug einen Überblick über den allgemeinen Marketingplan haben.
So bekämpfen Tools wie Slite dies mit tatsächlich nützlichen Funktionen wie:
- Inkonsistente Struktur? Klicken Sie auf „mit KI verbessern“ oder generieren Sie automatisch Verzeichnisse aus mehreren Unterdokumenten.
- Schwierige Pflege? Gehen Sie zu Slites Wissensmanagement-Panel. Erhalten Sie einen 360-Grad-Überblick über alle vorgeschlagenen Maßnahmen und die richtigen Dokumentanalysen, um schnelle Entscheidungen zu treffen.
Ineffizientes Mitarbeiter-Onboarding
Schlechtes Onboarding führt zu langfristiger Fluktuation. Wenn Sie Ihre neuen Mitarbeiter in die Wildnis eines Wikis schicken, werden sie wahrscheinlich von der fehlenden Struktur überfordert sein.
Deshalb fanden wir es immer wirklich wichtig, das Onboarding Ihrer Mitarbeiter zu meistern.
Ein Wiki ist großartig für die Entdeckung, spielt aber vielleicht nicht seine beste Rolle, wenn es darum geht, das Onboarding Ihrer Mitarbeiter zu erleichtern. Sie müssen sie schnell zum richtigen Inhalt leiten und ihren Zugriff darauf bei Bedarf einschränken können. Mit Slite ist es einfacher. Sie geben Ihren Mitarbeitern ein einziges Dokument oder eine Onboarding-Checkliste, um den gesamten Prozess klar zu umreißen und sie durchzuführen.
Keine Trennung von privaten und öffentlichen Informationen
Jeder Nutzer eines klassischen Wikis hat Zugriff auf alle darin enthaltenen Inhalte. Sie können keine verschiedenen Nutzertypen erstellen. Jede Information steht allen zur Verfügung.
Möglicherweise müssen Sie verschiedene Plattformen erstellen, um private und öffentliche Informationen zu trennen. Sie können nicht alle Informationen Ihres Unternehmens an einem einzigen Ort zentralisieren.
Das macht die Inhaltsverwaltung schwieriger und zeitaufwändiger. Es führt oft zu Missverständnissen, inkonsistenten Daten und einem schwierigeren Informationsaustausch in Ihrem gesamten Team.
Wenig bis gar keine Analysen
Eine Feedback-Schleife ist entscheidend, um Ihren Prozess und Ihr Wissensmanagementsystem zu verbessern. Wikis liefern wenig bis gar keine Analysen darüber, wie Ihr Team die Inhalte nutzt.
Das erschwert es, Ihre Inhalte im Laufe der Zeit zu verbessern, Inhaltslücken zu erkennen und das Engagement Ihres Teams zu verfolgen. Der Mangel an Analysen in Unternehmenswikis erschwert es zudem, internes Wissen effektiv zu verwalten.
Wie Sie zwischen einem Wiki und einer Wissensdatenbank wählen
Hier sind ein paar Punkte, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten:
Unternehmensgröße und -struktur
Kleinere Teams (unter etwa 30 Personen) können ein Wiki in der Regel betreiben, ohne dass es auseinanderfällt: Kontext wandert noch über Gespräche. Darüber hinaus zahlen sich Wissensdatenbanken aus: klare Verantwortliche, strukturierte Kategorien und eine Suche, die nicht drei widersprüchliche Antworten liefert. Der Wendepunkt ist nicht die Mitarbeiterzahl, sondern der Moment, in dem jemand neu dazukommt und nicht findet, was er braucht.
Vorgesehene Zielgruppe
Nur das interne Team? Ein Wiki kann funktionieren: Ihre Redakteure sind zugleich Ihre Leser. Lesen auch Kunden oder Partner mit? Dann jedes Mal eine Wissensdatenbank. Externe Leser haben nicht den Kontext, um eine halbfertige Seite zu interpretieren; sie brauchen es korrekt und auffindbar. Eine gemischte Zielgruppe bedeutet in der Regel eine Wissensdatenbank mit Berechtigungen.
Technische Ressourcen
Wikis reichen von Plug-and-play-Installationen bis hin zu vollständigen Server-Setups: Die leichteren sind für nicht technische Teams zugänglich; die schwereren brauchen einen IT-Verantwortlichen. Wissensdatenbank-Plattformen sind größtenteils SaaS, sodass die Einrichtung selten ein Problem darstellt, aber Sie tauschen das Self-Hosting gegen die Preisgestaltung des Anbieters. Wenn Ihr Team keine IT-Kapazität hat, tendieren Sie zu einer verwalteten Wissensdatenbank.
Budget
Open-Source-Wikis sind kostenlos, wenn Sie jemanden haben, der sie hostet und pflegt, und das ist in der Praxis selten kostenlos. Wissensdatenbank-Tools wie Slite bieten eine 14-tägige kostenlose Testversion und kostenpflichtige Tarife, die sich durch Verantwortlichkeitskontrollen, Suche und KI-Bearbeitung lohnen. Kalkulieren Sie die Zeit ebenso ein wie die Lizenz.
Oder überspringen Sie die Debatte ganz
Es gibt eine dritte Option: Verbinden Sie alles, was Sie bereits haben. Das beste Wissen der meisten Teams ist über Slack-Threads, GitHub-Issues, Support-Tickets und Linear verstreut. Slite Agent durchsucht sie alle auf einmal, sodass Sie sich nicht für eine einzige Heimat für Ihr Wissen entscheiden müssen. Sehen Sie, wie es funktioniert.
FAQ
Ist ein Unternehmenswiki dasselbe wie eine Wissensdatenbank?
Nein, sie sehen ähnlich aus, lösen aber unterschiedliche Probleme. Ein Wiki ist ein kollaborativer Notizblock, den jeder bearbeiten kann. Eine Wissensdatenbank ist ein kuratierter Speicher mit klaren Verantwortlichen, strukturierten Kategorien und Versionskontrolle. Das Werkzeug am ersten Tag ist ähnlich; die Realität im dritten Jahr ist sehr unterschiedlich.
Wann sollte ein kleines Team ein Wiki einer Wissensdatenbank vorziehen?
Wählen Sie ein Wiki, wenn Ihr Team unter etwa 30 Personen umfasst, Kontext noch über Gespräche wandert und Genauigkeit keine Frage von Leben und Tod ist. In dem Moment, in dem ein neuer Mitarbeiter eine Antwort nicht finden kann, ohne drei Kollegen zu fragen, sind Sie aus dem Wiki herausgewachsen: Dann zahlt sich eine Wissensdatenbank aus.
Kann eine Wissensdatenbank ein Unternehmenswiki vollständig ersetzen?
In den meisten Fällen ja. Moderne Wissensdatenbank-Tools verbinden die Bearbeitung im Wiki-Stil mit Verantwortlichkeit, Struktur und Suche, sodass eine Wissensdatenbank das Wiki sauber ersetzt. Die Ausnahme sind Teams, die ausdrücklich einen freien Notizblock mit geringer Steuerung wünschen, in welchem Fall ein Wiki zweckmäßig ist.
Was ist der größte Grund, warum Unternehmenswikis scheitern?
Abweichung. Ohne Verantwortliche veralten Inhalte; ohne Struktur liefert die Suche Widersprüche; ohne Analysen weiß niemand, was kaputt ist. Wikis scheitern nicht, weil sie schlecht gestaltet sind, sie scheitern, weil niemand dafür verantwortlich ist, sie korrekt zu halten. Wissensdatenbanken bauen diese Verantwortung von vornherein ein.
Fazit
Ein Wiki zu erstellen mag wie eine gute Idee erscheinen, um das Wissen Ihres Unternehmens zu zentralisieren und die Zusammenarbeit darum herum zu fördern. In der Realität werden sie schnell schwer zu verwalten, ihnen fehlt es an Flexibilität und sie sind oft ein Kraftakt, um Ihre Mitarbeiter weiterhin einzubinden.
Sich für eine moderne, dedizierte Wissensdatenbank-Software zu entscheiden, bietet Ihrem Unternehmen im Gegensatz zu Unternehmenswikis das Beste aus beiden Welten und bringt Struktur, leichten Zugriff sowie Möglichkeiten zum Teilen und zur Zusammenarbeit an einem einzigen Ort zusammen.
Und wenn Sie ein Tool suchen, mit dem sich diese Erkenntnisse leicht verfolgen, analysieren und umsetzen lassen, sehen Sie sich Slite an. Oder sprechen Sie mit unserem Team, indem Sie hier eine Demo anfordern.
